Como melhorar a eficiência da minha empresa?

Agir de acordo com a regra, instrução interna ou comando são alguns dos significados do termo compliance, que compreende um conjunto de ações visando cumprir e fazer cumprir normas legais e as políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio.

De outro lado Kaisen, do japonês "melhoria" ou "mudança para melhor", refere-se à Filosofia ou às práticas que incidem sobre a melhoria contínua de processos de manufatura, engenharia, gestão de negócios ou qualquer outro processo.

Considerando que a atividade empresarial está intrinsecamente relacionada a riscos e oportunidades, exigindo das empresas constante movimentação, a incorporação da filosofia Kaisen às políticas de compliance possibilitará à empresa atingir patamares superiores de qualidade, competitividade e consequentemente otimizar seus resultados.

Para tanto citamos alguns pontos fundamentais a serem observados na implementação de melhorias de processos.

Melhoria em processos de cotação de compras de mercadorias e insumos:

De acordo com sua cadeia de insumos e mercadorias a empresa deverá mapear todos os impostos incidentes sobre as compras e em quais condições ou tipos de compras eles serão devidos (DIFAL, ICMS Substituição Tributária, IPI), bem como deverá identificar os impostos passíveis de creditamento na escrituração fiscal (ICMS, IPI, PIS, COFINS, dentre outros), criando um padrão de incidências que deverá ser observado no ato da cotação para identificação do menor custo efetivo em detrimento do mero comparativo de preços, eis que o menor preço nem sempre corresponderá ao menor custo.

Melhoria de controles produção e estoque: 

Não basta tem um bom produto ou saber vender, a empresa deve antes de mais nada saber o quanto consome de seus insumos e ter um bom gerenciamento de seu estoque.

A atividade industrial é extremamente complexa. Desta forma, a implementação das políticas de compliance e melhoria contínua possibilitarão a empresa conhecer detalhadamente seu fluxo produtivo, melhorando o gerenciamento e geração de informações para a tomada de decisão.

Como exemplo, citamos a necessidade de implementação dos controles de retrabalho ou reprocessamento de produtos, controles de perdas e reaproveitamento de materiais, mensuração de estoques mínimos e programação de compras e o fim dos ajustes gerenciais de estoque (ajustes sem movimentação fiscal por nota fiscal ou registro do Bloco K - Registro de Controle da Produção e do Estoque).

Melhoria em controles gerenciais:

Habitualmente nos deparamos com um setor ou colaborador desempenhando atividades que seriam de atribuição de outro departamento ou de outro colaborador. Em outras situações identificamos que um colaborador responsável por determinada tarefa não a realiza pois entende que aquela tarefa é de outro setor e que já está sendo realizada por lá, deixando a tarefa de ser cumprida na empresa.

Ambos os casos irão causar prejuízo à empresa, gerando o aumento de tarefas em determinado departamento em detrimento de outro e custos com a contratação de colaboradores que não seriam necessários, aumento de tempo na execução e risco com as tarefas não realizadas que em algum momento irão se converter em prejuízos para a empresa.

Diante deste cenário é fundamental que a empresa realize primeiramente uma análise detalhada de toda a sua operação. Em seguida defina com clareza as regras e procedimentos, implementando as políticas de compliance e melhoria constante, garantindo melhor fluidez nos processos operacionais.

Melhoria em processos contábeis e procedimentos fiscais:

Assim como nas operações de compra, a empresa deve ter seus processos contábeis e fiscais bem definidos, além da realização e constante revisão de seu planejamento tributário, tendo como foco os tributos incidentes sobre suas operações de venda, a existência de benefícios fiscais tais como redução de bases de cálculo, suspensão, diferimento e isenção, além da busca por regimes especiais de tributação (RET) aplicáveis à empresa.

Um dos principais problemas vivenciados pelos setores contábeis e fiscais das empresas está no não cumprimento de regras básicas por outros departamentos, o que na grande maioria das vezes se converte em prejuízo, seja por um benefício não aproveitado, seja pelo pagamento a maior de algum tributo.

O envolvimento destas áreas na tomada de decisão se mostra fundamental para a redução de custos desnecessários e otimização dos resultados, sendo indicado a criação de procedimento padrão para a emissão de parecer das áreas contábil e fiscal sobre novas estratégias ou ocorrências não previstas anteriormente nos procedimentos da empresa.

A exceção não pode se tornar regra, mas sim possuir uma regra de tratamento pré-definida:

Por fim, e não menos importante, as exceções existem e nunca deixarão de existir. No entanto, devem ser tratadas e dentro de um grau de previsibilidade possível definidas as regras de contingência. A quebra a todo o momento dos procedimentos anteriormente definidos sobre os mais variados argumentos não pode ocorrer, ou tem que se limitar a casos extremamente necessários, e sempre levados ao conhecimento da diretoria ou gerência.

E na sua empresa como andam os processos? Já parou para pensar que é o momento ideal para revisão e mudanças. Então aproveite! O mercado está cada vez mais exigente e em constates mudanças.

Um abraço e até a próxima!