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Artigo Transforme o tempo perdido em tempo útil |
Resumindo nosso artigo anterior a questão da administração do tempo envolve
três etapas:
- estudo da forma de gastar o tempo
- soluções para os problemas diagnosticados
- aplicação do tempo ganho em atividades produtivas
Então sigamos esta ordem com dois focos: definindo prioridades e a liderança e o tempo.
É muito difícil controlar sem planejar. E é impossível planejar sem conhecermos como usamos nosso tempo. Ele tem sido gasto ou investido? Para isso, você deverá ter elaborado seu diário, conforme a descrição do mês passado, por um período mínimo de uma semana. Analise os dados para iniciar um planejamento. Mas, antes de planejar um melhor uso do tempo será preciso que você tenha definido suas prioridades.
Um bom exercício é a elaboração de um plano de metas. Se precisar recorra ao artigo Fim de ano: fuja das promessas, crie metas claras. Vencida esta etapa, iremos verificar o que temos feito de errado (análise do diário) e o que poderemos mudar (identificar soluções) para alcançarmos nossos objetivos (plano de metas).
Há um texto que tem circulado pela internet e é muito pertinente ao assunto, principalmente quanto à elaboração prioridades. Diz a história:
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"Um consultor, especialista em Gestão de Tempo, quis surpreender a platéia
durante uma conferência. Tirou debaixo da mesa um frasco grande, de boca
larga. Colocou-o sobre a mesa, ao lado de uma pilha de pedras do tamanho de
um punho, e perguntou: - Quantas pedras vocês acham que cabem neste frasco? Após algumas conjecturas dos presentes, o consultor começou a colocar as pedras, até encher o frasco. Perguntou, então: - Está cheio? Todos olharam para o frasco e disseram que sim. Em seguida, ele tirou um saco com pedrinhas bem pequenas debaixo da mesa. Colocou parte das pedrinhas dentro do frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços encontrados entre as pedras grandes. O consultor sorriu, com ironia, e repetiu: - Esta cheio? Dessa vez, os ouvintes duvidaram: - Talvez não... - Muito bem! - exclamou o consultor, pousando sobre a mesa um saco com areia, que começou a despejar no frasco. A areia filtrava-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pelas pedrinhas. - Está cheio? - perguntou de novo. - Não! - exclamaram os ouvintes. Pegou, então, um jarro e começou a jogar água dentro do frasco, que absorvia a água, sem transbordar. Deu por encerrada a experiência e perguntou: - Bom, o que acabamos de demonstrar? Um participante respondeu: - Que não importa o quão cheia está a nossa agenda; se quisermos, sempre conseguiremos fazer com que caibam outros compromissos. - Não! - concluiu o especialista. - O que esta lição nos ensina é que, se não colocamos as pedras garndes primeiro, nunca seremos capazes de colocá-las depois. - E o que representam as grandes pedras deste exemplo nas nossas vidas? - São os nossos filhos, a pessoa amada, a família, os amigos, os nossos sonhos, a nossa saúde. O resto é resto e encontrará o seu lugar..."
Autor desconhecido |
Comumente, a falta de controle do nosso tempo se manifesta em todos os
aspectos. Contudo, no profissional temos verificado um gargalo ainda maior
que dificulta resultados e, principalmente, comprometem os outros aspectos
de nossa vida. Isso é mais evidente para aqueles que possuem posição de
liderança. Vários são os motivos que dificultam um bom uso do tempo. Mas
vamos ao principal: sobrecarga por acúmulo de responsabilidade. Solução:
delegação.
A delegação é uma ótima ferramenta que permite ao líder obter uma série de benefícios, mas normalmente utilizada de modo inadequado. Na realidade os benefícios são para todos: líder, liderado e empresa. Mas, como? Bem, para o líder permite reduzir a sobrecarga, permitindo liberar-se para as tarefas que só ele pode fazer ou para acompanhar a equipe ou ainda para desenvolver pessoas e/ou processos. Para o liderado representa possibilidade de crescimento, desafio e reconhecimento, o que gera motivação.
A delegação permite ao colaborador exercitar conhecimentos adquiridos, aumentando seu interesse - motivação - pela tarefa, pelos resultados, estimulando a iniciativa do mesmo e transformando seu potencial em competência. Já para a empresa possibilita maior agilidade nas decisões, além de comprometimento e desenvolvimento da equipe o que, na maioria das vezes, reflete na redução da rotatividade de colaboradores.
Aprender a delegar tarefas é fundamental para todo líder que deseja administrar bem o tempo. Então como delegar corretamente? Para se delegar corretamente seguiremos o seguinte método:
São sete as etapas que envolvem a delegação. No objetivo, devemos definir o porquê da tarefa. Não é só fazer. Dê ao seu delegado os porquês e perceberá um maior sentimento de responsabilidade do mesmo. Você deve transmitir suas expectativas de como o trabalho deverá ficar após executado. É preciso deixar tudo muito claro. E para saber se ele compreendeu é importante que você obtenha um feedback da pessoa. Use frases como: O que acha disso?
No andar do processo é importante um momento de negociação para
estabelecer, em comum acordo, as metas e prazos para execução. Deste ponto
em diante vem a etapa de acompanhamento. Procure apenas ajudar e
orientar, e não tentar resolver o problema. Isto faria a delegação perder o
sentido. Não se esqueça que a motivação deverá estar em todas as
etapas na forma de reconhecimento, apoio e elogios ao delegado. Feito isso
estaremos dando início a um ciclo constante através da internalização
do processo, ou seja, o surgimento de um comportamento espontâneo frente às
responsabilidades que surgem, além de uma ação mais proativa.
Você pode estar se perguntando: Mas parece tão simples, porque tantos erram neste processo? De vários motivos para o fracasso na delegação destacaremos dois:
- Não respeitar o grau de maturidade e preparo do colaborador. Cada membro da equipe tem um nível de maturidade e preparação. Para cada caso é preciso uma forma de acompanhamento diferente. De igual modo, alguns não estão preparados para tarefas muito complexas. Comece devagar e desenvolva a pessoa para essas atividades numa escala progressiva.
- Delegar responsabilidade sem autoridade. É como se você pedisse a alguém que preparasse a casa para uma grande festa, mas não desse as chaves a ela.
Montar o diário, o planejamento e desenvolver sua capacidade de delegar abrirão espaço para que você equilibre melhor sua vida profissional e, principalmente, pessoal. Não se esqueça do principal. Não se esqueça de suas metas. O tempo que se perdeu não volta. Porém, é possível transformar este tempo perdido em tempo útil. O único modo disso acontecer é aprendendo com a experiência para não repetir a mesma atitude de desperdício. Se conseguirmos aprender a lição e aplicar uma mudança de comportamento o tempo outrora perdido passou a ter a melhor e mais produtiva utilização: aprendizagem e ação. Aprenda com seus erros e desperdícios do passado.
Não espere. Faça melhorar!
Eduardo Santos é psicólogo e consultor
formado pelo
Centro de Ensino Superior
de Juiz de Fora
e Pós-Graduado em Consultoria em RH.
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o consultor Eduardo Santos.