Artigo
Voc? est? preparado para fazer uma apresenta??o para seus Clientes?

:::05/09/2006

Vis?o Geral

Quantas vezes Voc? precisou conduzir uma apresenta??o para seus Clientes e n?o estava preparado e nem sabia como come?ar? E naquelas reuni?es onde Voc? encontrava outros executivos e sentia-se deslocado, sem assunto e n?o participava das discuss?es comuns de sua profiss?o e de seu neg?cio?

Com certeza um grande desconforto e uma grande afli??o tomava conta de Voc?! De acordo com Howard Gardner da Universidade de Harvard a intelig?ncia do homem tem sete n?veis: corporal, espacial, musical, matem?tica, verbal, intrapessoal e interpessoal. ? nesta ?ltima que se manifesta a habilidade de comunicar, ou seja, como transmitir as mensagens, os pensamentos e sentimentos.

Quando falamos em conhecimento devemos lembrar que ? poder em potencial e que para ser realizado necessita ser comunicado e transformado em a??o. Conhecimento ? compet?ncia para agir. Se Voc? sabe tudo sobre o seu mercado, mas n?o consegue transmitir aos seus colaboradores e aos seus Clientes n?o ter? sucesso. A influ?ncia da comunica??o ? composta da palavra, do tom da voz e da fisiologia.

A primeira impress?o favor?vel ao se dirigir ao p?blico s? ? conseguida uma ?nica vez - se isto n?o acontecer, desista. Comunicar ? uma ci?ncia e uma arte e a Neuroling??stica nos auxilia nesta miss?o. Como a comunica??o ? influenciada pela intelig?ncia interpessoal, saber distinguir os v?rios n?veis de informa??o entre os pares significa mais poder de convencimento e de influ?ncia. Ser inteligente ? saber distinguir as coisas e atualmente existem m?todos para se desenvolver a intelig?ncia das pessoas.

A linguagem humana ? verbal (interpessoal) e n?o-verbal (intrapessoal) e ambas criam a nossa realidade. Como preparar e fazer apresenta?es objetivas e que marquem a sua participa??o ? que visamos a seguir com algumas dicas.

Conhe?a o seu p?blico

Para cada tipo de p?blico Voc? deve ter uma apresenta??o ou forma de se comunicar, pois n?o ? poss?vel falar com seus colaboradores, seus fornecedores e Clientes usando a mesma linguagem.

Para cada um destes p?blicos Voc? dever preparar ou adaptar um "speach" pois cada um entende a mesma coisa, por?m, dita de forma diferente, ou seja, na sua linguagem - ? importante que Voc? mantenha-se sempre perto de sua plat?ia para que possa acompanhar a rea??o da mesma e poder esclarecer qualquer d?vida que surja de forma r?pida e sem prejudicar a sua apresenta??o ou conversa.

Prepare-se adequadamente para enfrentar o seu p?blico

Qualquer que seja o assunto abordado ? fundamental a prepara??o pr?via, pois Voc? dever? dominar o assunto e n?o ser dominado pelos seus ouvintes. Quanto mais informa?es melhor, pois apenas um grande conte?do n?o basta.

As pessoas devem guardar a sua mensagem logo ? importante Voc? fazer a diferen?a na mente delas ap?s a sua apresenta??o. Teste sempre a sua palestra ou mesmo apresenta??o interna para corrigir poss?veis falhas.

Quais os recursos necess?rios?

Para cada tipo de apresenta??o ? preciso recursos espec?ficos assim, providencie se necess?rio projetor multim?dia (data show), retroprojetor, quadro branco, quadro de pap?is, notebook, c?pias impressas de sua apresenta??o e tudo o mais que deve ser utilizado de acordo com o local e o p?blico que vai participar. Lembre-se que a mensagem verbal ser? recordada em apenas 10% decorridos tr?s dias, enquanto que com o uso dos recursos audiovisuais a lembran?a ser? de 65%.

Uma boa provid?ncia ? registrar em uma ata ou lista de presen?a as pessoas que estiveram nesta apresenta??o como forma de assegurar que a sua mensagem foi transmitida para as pessoas certas.

Se Voc? projeta a sua apresenta??o n?o esque?a que as letras devem ter um tamanho adequado - tipo 30 - apresente os n?meros em forma de gr?ficos e use cores contrastantes. Um bom slide deve destacar as informa?es importantes, facilitar a lembran?a das informa?es e o racioc?nio. Use textos curtos que servir?o de guia para sua apresenta??o. ? bom recordar, que o uso de muitos aparelhos para impressionar a plat?ia, podem resultar em mais chances de ocorrerem problemas.

Pron?ncia, Intensidade, Velocidade e Ritmo

Pronuncie as palavras por inteiro n?o omitindo nenhum som - a mensagem ser? melhor compreendida (os erros mais comuns s?o omitir o "r" e o "s" do final das palavras e o "i" intermedi?rio). Fale com entusiasmo, por?m sem irritar aos ouvintes (alto demais) ou causar-lhes sonol?ncia (baixo demais); procure encontrar o volume ideal de voz de acordo com o ambiente onde est?.

Cuidado com a velocidade ao falar que poder? causar dificuldade do ouvinte em acompanhar sua apresenta??o alternando o ritmo com a sua velocidade visando tornar a fala mais interessante para a plat?ia.

Vocabul?rio e Gram?tica corretos

Evite g?rias, termos pobres, vulgares e palavr?es. Tamb?m cuidado com palavreado rebuscado que exige o uso cont?nuo do dicion?rio; lembre-se Voc? est? apresentando um assunto e n?o aplicando um teste de conhecimentos.

O vocabul?rio profissional s? dever? ser usado se a plat?ia estiver habituada a ele - ao falar com seu Cliente use os termos que ele possa entender, afinal ele ? o usu?rio do seu produto ou servi?o. A leitura de bons autores al?m do material espec?fico de sua atividade profissional auxiliar? em construir frases corretas, respeitando a gram?tica e a concord?ncia.

O in?cio, o durante e a finaliza??o

Ao falar em p?blico lembre-se que Voc? deve anunciar o que vai falar, falar e resumir o que falou - isto auxilia aos participantes situarem-se no assunto, acompanhando e entendendo melhor.

Para que haja uma intera??o e facilidade de entendimento com seu p?blico use gr?ficos, tabelas, pesquisas cient?ficas durante a apresenta??o. Reserve no final, para n?o atrapalhar a seq??ncia, alguns minutos para tirar d?vidas, esclarecer algum ponto que os seus Clientes ou participantes da palestra n?o entenderam.

6. Qual a postura correta ao falar em p?blico? Recomenda?es finais...

•Seja discreto, sem excessos ao falar e ao se dirigir aos participantes;

•Nada de m?os no bolso, equilibrar-se em uma perna s?, bra?os cruzados, movimentar-se ou gesticular demais;

•Cuidado com as gracinhas e o excesso de piadas que fazem perder a credibilidade;

•Fale olhando para os participantes - isto significa aten??o mesmo se em uma reuni?o na empresa;

•Mantenha o bom humor;

•Cuidado com as express?es faciais;

•N?o use express?es proibitivas - "n?o pode", "est? errado" - use "evite fazer", "n?o ? recomend?vel" etc;

•Fale com emo??o, determina??o e entusiasmo, pois t?m grande influ?ncia no resultado da apresenta??o.

Executivo, lembre-se que mesmo os mais experientes sentem "um friozinho" ao iniciar uma apresenta??o, qualquer que seja ela - interna ou externa - logo, enfrente a sua plat?ia consciente que Voc? ter? sucesso e assim a cada participa??o seu desempenho ser? melhor!

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o consultor Roberto Monti.

Roberto Monti ? consultor de Marketing.
Co-autor do livro (IN)Fidelidade , Uma Quest?o de Qualidade
Clientes Sonham, Empresas Concretizam.
Editora Virgo - S?o Paulo, 09/2000